1. Một kênh thông tin đủ rõ trước khi người dân đến
Website của Trung tâm nên giúp người dân trả lời được bốn câu hỏi: làm thủ tục gì, cần giấy tờ gì, mất bao lâu và liên hệ ai khi cần hỗ trợ. Vì vậy, trang thủ tục cần đi cùng hướng dẫn dễ hiểu, bảng phí lệ phí, văn bản công bố, danh bạ và đường dây nóng.
2. Sổ tay nghiệp vụ dành cho cán bộ
Dữ liệu TTHC công khai thường mô tả theo cấu trúc pháp lý. Trong thực tế tiếp nhận, cán bộ còn cần quy trình kiểm tra, tình huống hay gặp, cách xử lý hồ sơ cần bổ sung và lưu ý theo từng thủ tục. Sổ tay nghiệp vụ là lớp nội dung bổ sung này.
Mỗi thủ tục nên có hai phiên bản: bản hướng dẫn công dân và bản nghiệp vụ nội bộ. Việc tách hai đối tượng giúp ngôn ngữ rõ hơn và tránh đưa nội dung nội bộ không phù hợp ra công khai.
3. Dữ liệu hỗ trợ lãnh đạo cải thiện chất lượng phục vụ
Bộ chỉ số phục vụ người dân, doanh nghiệp theo Quyết định 766 là nguồn tham khảo quan trọng. Một dashboard hữu ích không chỉ hiển thị tổng điểm mà cần cho biết nhóm chỉ tiêu nào mất điểm nhiều, thứ hạng trong tỉnh và xu hướng qua các kỳ.
4. Công nghệ tại sảnh phải gắn với quy trình
Kiosk lấy số, màn hình TV, máy tính bảng đánh giá và robot chỉ có giá trị khi dùng chung dữ liệu với website và sổ tay. Ví dụ, phiếu số có thể gắn QR danh sách giấy tờ; màn hình quầy mở ngay hướng dẫn của thủ tục công dân đã chọn; TV vừa gọi số vừa trình chiếu thông tin công khai.
5. Lộ trình triển khai phù hợp cấp xã
- Bắt đầu bằng website, dữ liệu TTHC, nội dung công khai và sổ tay.
- Đưa đặt lịch, AI và chỉ số 766 vào vận hành.
- Tận dụng TV, kiosk và tablet sẵn có để số hóa trải nghiệm tại sảnh.
- Mở rộng Mini App hoặc robot khi có nhu cầu và nguồn lực.
Cách làm theo từng giai đoạn giúp đơn vị nhận được giá trị sớm mà không phải đầu tư đồng loạt. Xem báo giá các gói hoặc bản demo đang chạy.