Sổ tay nghiệp vụ là gì?
Sổ tay nghiệp vụ là tập hợp hướng dẫn thực hành được xây dựng trên cơ sở thủ tục hành chính và quy định liên quan. Mục tiêu là giúp cán bộ thực hiện thống nhất, đồng thời giúp người dân chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu.
Hai lớp nội dung nên có
Hướng dẫn dành cho người dân
- Đối tượng và trường hợp áp dụng.
- Danh sách giấy tờ cần chuẩn bị bằng ngôn ngữ dễ hiểu.
- Các bước thực hiện, nơi nộp, thời hạn và phí.
- Lỗi thường gặp khiến hồ sơ phải bổ sung.
Hướng dẫn dành cho cán bộ
- Điểm cần kiểm tra khi tiếp nhận.
- Quy trình phối hợp, luân chuyển và xử lý.
- Tình huống đặc biệt và căn cứ áp dụng.
- Mẫu câu hướng dẫn thống nhất cho người dân.
Cách ưu tiên xây dựng
Không cần viết đồng loạt mọi thủ tục. Nên bắt đầu từ thủ tục có số hồ sơ lớn, thường phải bổ sung, có nhiều cách hiểu hoặc cần phối hợp nhiều bộ phận. Sau đó dùng dữ liệu tìm kiếm, câu hỏi AI và phản ánh tại quầy để mở rộng dần.
Vì sao nên đưa Sổ tay lên hệ thống số?
Nội dung số có thể tìm kiếm, cập nhật theo phiên bản, liên kết trực tiếp với từng thủ tục và dùng lại trên website, AI, kiosk hoặc Mini App. Nhật ký thay đổi cũng giúp kiểm soát ai sửa và sửa khi nào.